AUDIT SIKLUS AKUISISI DAN PEMBAYARAN: PENGUJIAN PENGENDALIAN, PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI, DAN UTANG USAHA

 Akun dan Kelas Transaksi Dalam Siklus Akuisisi dan Pembayaran

Tujuan keseluruhan dari audit  atas siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk mengevaluasi apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa serta pengeluaran kas bagi akuisisi tersebut disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.

Terdapat tiga kelas transaksi yang dimasukkan dalam siklus :

1. Akuisisi barang dan jasa
2. Pengeluaran kas
3. Retur dan pengurangan pembelian serta diskon pembelian

 Fungsi Bisnis Dalam Siklus Serta Dokumen dan Catatan Yang Terkait

Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis. Siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa itu, dan berakhir sengan pembayaran utang usaha.

Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal bagi siklus ini. Bentuk pasti dari permintaan itu dan persetujuan yang diperlukan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijakan perusahaan. Dokumen yang umum digunakan meliputi :

• Permintaan Pembelian (purchase requisition): Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang berwenang.
• Pesanan Pembelian (purchase order): Dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari vendor. Pesanan tersebut mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait mengenai barang serta jasa yang ingin dibeli perusahaan dan sering kali digunakan untuk menunjukkan otorisasi akuisisi.
• Faktur Vendor (vendor’s invoice): Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. Faktur tersebut menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang diterima, harga, syarat diskon tunai, tanggal penagihan, dan total jumlahnya.
• Memo debet (debit memo): Dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan.
• Voucher (voucher): Sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam menetapkan cara yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi, terutama dengan memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut.
• File Transaksi Akuisisi: File yang dibuat computer yang meliputi semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sitem akuntansi selama suatu periode.
• Jurnal Akuisisi (listing): Laporan ini dibuat dari file transaksi akuisisi dan umumnya meliputi nama vendor, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun.
• File Induk Utang Usaha (accounts payable master file ): Digunakan untuk mencatat transaksi akuisisi, pengeluaran keas, serta retur dan pengurangan akuisisi untuk setiap vendor.
• Neraca saldo utang Usaha (accounts payable trial balance): Mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap faktur atau voucher pada suatu waktu. Neraca tersebut dibuat secara langsung dari file induk utang usaha.
• Laporan Vendor (vendor’s statement): Dokumen yang disisipkan setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir.
• Cek: Dokumen ini umumnya digunakan untuk membayar akuisisi ketika pembayaran sudah jatuh tempo. Cek ini dibuat melalui computer berdasarkan informasi yang tercantum dalam file transaksi akuisisi pada saat barang dan jasa diterima.
• File Transaksi Pengeluaran Kas (cash disbursement transaction file): File yang dibuat dengan computer yang mencantumkan semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh system akuntansi selama suatu periode.
• Jurnal atau listing Pengeluaran Kas (cash disbursement journal or listing): Listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi pengeluaran kas yang mencantumkansemua transaski selama setiap periode waktu.

Bagaimana E-Commerce Mempengaruhi Siklus akuisisi dan Pembayaran

Perusahaan menggunakan internet dan opsi e-commerce lainnya untuk merampingkan proses akuisisi barang dan jasa serta proses lainnya seputar manajemen mata rantai suplai. Sementara itu, EDI telah digunakan selama bertahun-tahun oleh pemasok dan pelanggan besar, yaitu teknologi berdasarkan internet yang sekarang memungkinkan hubungan elektronik antara pemasok dan pelanggan yang lebih kecil.

Informasi mengenai deskripsi produk, penetapan harga, skedul pengiriman, dan syarat lainnya telah tersedia di Internet melalui website vendor dan database yang dapat diakses dengan mudah lainnya. Agen pembelian mengakses informasi mengenai produk  yang diperlukan dari host of provider sebelum mengambil keputusan akuisisi.

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi

Pengujian pengendalian dan pengujian substantive atas transaksi untuk siklus akuisisi dan pembayaran dibagi ke dalam dua bidang yang luas :

lebih lengkapnya download disini: klik disini